INEM
Informacje prawne

Polityka prywatności (RODO)

Niniejszy dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie Instytut Niezależnych Ekspertyz Medycznych. Dokument ten stanowi pełną klauzulę informacyjną w rozumieniu art. 13 RODO i jest dostępny przed wysłaniem każdego formularza.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w serwisie ekspertyzymedyczne.pl jest David Dörmann (jednoosobowa działalność gospodarcza), adres: Amtmann-Ibing-Str. 10, 44805 Bochum, Niemcy. Kontakt: ddoermann@ekspertyzymedyczne.pl.

Instytut Niezależnych Ekspertyz Medycznych jest marką, pod którą David Dörmann świadczy usługi ekspertyz medycznych dla klientów z Polski. Administrator ma siedzibę w Niemczech i przetwarza dane zgodnie z RODO (rozporządzenie 2016/679).

2. Inspektor Ochrony Danych

Funkcję inspektora ochrony danych (Datenschutzbeauftragter, art. 37 RODO) pełni David Dörmann, Institut für Datenschutz im Gesundheitswesen, Amtmann-Ibing-Str. 10, 44805 Bochum, Niemcy. Kontakt: daviddoermann@datenschutz-gesund.de, datenschutz-gesund.de.

Sprawy dotyczące przetwarzania danych mogą Państwo zgłaszać także pod adresem ddoermann@ekspertyzymedyczne.pl z dopiskiem „Ochrona danych / Datenschutz".

3. Cele i podstawy przetwarzania

  • odpowiedź na zapytanie i obsługa zgłoszonej sprawy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy);
  • wykonanie umowy o świadczenie usług, w tym koordynacja opinii medycznej — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  • przetwarzanie szczególnych kategorii danych (dane o stanie zdrowia) — art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda), art. 9 ust. 2 lit. h RODO (ocena medyczna przez osoby objęte tajemnicą zawodową) oraz — w sprawach sądowych i odszkodowawczych — art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń);
  • jeżeli formularz wymaga zgody na rozpatrzenie zapytania lub zgłoszenia, na tym etapie podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO; niezbędne czynności umowne mają odrębną podstawę w art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  • realizacja obowiązków prawnych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  • dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia oraz wydania opinii medycznej. Brak podania danych uniemożliwi nam obsługę sprawy.

5. Odbiorcy danych i powierzenie przetwarzania (art. 28 RODO)

Dane mogą być udostępniane lekarzom biorącym udział w sporządzeniu opinii (na podstawie zobowiązań do poufności, a w razie potrzeby umów powierzenia przetwarzania) oraz dostawcom usług IT — w szczególności dostawcy hostingu serwisu, dostawcy poczty e-mail, dostawcy usługi wykorzystywanej do przekazywania dokumentacji oraz biuru rachunkowemu. Dostawcy działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wykorzystujemy ich do celów marketingowych.

6. Środki bezpieczeństwa (art. 32 RODO)

  • formularze w serwisie nie służą do przesyłania dokumentacji medycznej ani danych o stanie zdrowia;
  • dokumentacji medycznej nie przyjmujemy w załącznikach do zwykłej poczty e-mail; dokumenty przekazują Państwo wyłącznie przez odrębny, chroniony kanał INEM Cloud. Instrukcję dostępu przekazujemy indywidualnie po ustaleniu zakresu i wyceny;
  • transmisja danych w serwisie zabezpieczona jest protokołem TLS;
  • dostęp do dokumentacji ograniczamy do osób, którym jest on niezbędny do prowadzenia sprawy;
  • lekarzy oraz personel obowiązuje tajemnica zawodowa i zobowiązanie do poufności.

7. Komunikacja e-mail

Standardowa poczta e-mail jest kanałem otwartym i nie zapewnia poufności wymaganej dla danych o stanie zdrowia. Z tego powodu nie przyjmujemy dokumentacji medycznej w załącznikach e-mail. E-mail wykorzystujemy do korespondencji organizacyjnej, w tym do przekazania informacji o dalszych krokach i o sposobie bezpiecznego przesłania dokumentów.

8. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Nie stosujemy profilowania ani podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało.

9. Okres przechowywania

Dane zapytań przechowujemy podczas ich rozpatrywania i związanej z nimi korespondencji. Jeżeli nie dochodzi do zawarcia umowy, dalsze przechowywanie wymaga odrębnej podstawy, np. niezbędnej obrony roszczeń. Dokumenty umowne i rachunkowe podlegają właściwym ustawowym terminom liczonym od zdarzenia wskazanego w przepisach. Dokumentację medyczną przechowuje się odpowiednio do celu, obowiązków właściwego podmiotu i niezbędnych terminów roszczeń; obowiązki podmiotu leczniczego nie dotyczą automatycznie koordynatora. Po ustaniu celu i obowiązków dane są usuwane lub anonimizowane.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

  • prawo dostępu do danych i otrzymania kopii;
  • prawo do sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
  • prawo do przenoszenia danych;
  • prawo do wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody — cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
  • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Ze względu na siedzibę administratora w Niemczech organem właściwym jest Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf. Skargę mogą Państwo złożyć również w państwie swojego zwykłego pobytu — w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

11. Pliki cookie i analityka

Serwis nie wykorzystuje plików cookie do śledzenia użytkowników ani narzędzi analitycznych firm trzecich. Wykorzystywane są wyłącznie techniczne mechanizmy niezbędne do działania strony.

12. Przekazywanie poza EOG

Operator potwierdza, że serwis oraz INEM Cloud są hostowane w Europie. Europa nie jest tożsama z Unią Europejską ani EOG; samo miejsce hostingu nie wyklucza dostępu lub przetwarzania z innych państw. Konkretne państwa, dostawcy i ewentualny dostęp zdalny wymagają odrębnej oceny. Jeżeli dochodzi do przekazania poza EOG, przed takim przekazaniem należy wyjaśnić państwo odbiorcy, podstawę i właściwe zabezpieczenia.

13. Zgłoszenia lekarzy do współpracy

Formularz dla lekarzy zbiera dane kontaktowe, specjalizację, kraj i organ rejestracji, numer uprawnień zawodowych, doświadczenie, języki, dostępność i preferencje rozliczenia oraz opcjonalny opis doświadczenia wideo i warunków technicznych. Służy ocenie zgłoszenia i kontaktowi w sprawie współpracy z David Dörmann. Podstawą przetwarzania na tym etapie jest dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Bez danych oznaczonych jako wymagane nie można dokonać oceny zgłoszenia.

Dane są dostępne dla osób obsługujących nabór oraz dostawców IT opisanych powyżej. Zgłoszenie nie tworzy publicznego profilu. Nie należy podawać danych pacjentów, danych o zdrowiu ani przesyłać skanów dokumentów tożsamości. Na podstawie zgłoszenia nie podejmujemy automatycznej decyzji o przyjęciu do współpracy.

Dane zgłoszenia przetwarzamy przez czas niezbędny do jego oceny i kontaktu w tej sprawie, do zakończenia tego procesu lub wcześniejszego cofnięcia zgody, chyba że istnieje odrębna podstawa dalszego przechowywania, np. obowiązek prawny lub niezbędna obrona roszczeń. Dalsza współpraca wymaga osobnych ustaleń. Zgodę można wycofać i skorzystać z praw opisanych w pkt 10 przez kontakt z administratorem pod adresem ddoermann@ekspertyzymedyczne.pl.

14. Zakres danych w formularzach zapytań i kontaktu

Formularze zapytań i kontaktu zbierają: imię i nazwisko lub nazwę podmiotu, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu, rolę zgłaszającego, rodzaj usługi i sprawy, informacje organizacyjne (m.in. język i objętość dokumentacji, preferowany język opinii) oraz treść uwag. Prosimy nie wpisywać w polu uwag szczegółowych informacji o stanie zdrowia — wystarczy ogólny opis sprawy. Wraz ze zgłoszeniem zapisujemy treść udzielonej zgody, datę jej udzielenia oraz wersję językową formularza, aby móc wykazać jej udzielenie (art. 7 ust. 1 RODO).

15. Dane osób trzecich (art. 14 RODO)

Jeżeli sprawę zgłasza pełnomocnik, kancelaria, ubezpieczyciel lub inny podmiot, dane osoby, której sprawa dotyczy, otrzymujemy od tego podmiotu. Zgłaszający odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do przekazania danych. Osobę, której dane dotyczą, informujemy o przetwarzaniu zgodnie z art. 14 RODO, chyba że zachodzi jeden z wyjątków przewidzianych w art. 14 ust. 5 RODO (np. obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej).

16. Dane techniczne i pamięć przeglądarki

Przy wyświetlaniu strony dostawca hostingu przetwarza dane techniczne niezbędne do jej dostarczenia i zabezpieczenia (m.in. adres IP, data i godzina, adres podstrony, typ przeglądarki). Podstawą jest prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym działaniu serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Po zamknięciu informacji o prywatności w pamięci przeglądarki (localStorage) zapisywany jest wyłącznie znacznik, że informacja została wyświetlona — bez danych osobowych i bez śledzenia. Mechanizm ten jest niezbędny do działania strony i nie wymaga zgody.

17. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.